Trang chủ Tìm hiểu pháp luật Doanh nghiệp Thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện

Thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện

Sau khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục mở tài khoản cho văn phòng của mình.

Văn phòng đại diện là không phát sinh các thủ tục liên quan đến báo cáo thuế cũng như không phải nộp thuế môn bài do đó được nhiều doanh nghiệp lựa chọn khi muốn thuận lợi hoạt động ở địa bàn khác với nơi đặt trụ sở chính. Trong nội dung bài viết này, chúng tôi sẽ có những chia sẻ về thành lập văn phòng đại diện, đặc biệt là thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện để Quý vị có thêm thông tin tham khảo, áp dụng khi thực hiện.

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp theo khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp hiện hành.

Quy trình thành lập văn phòng đại diện

Để thực hiện thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, Quý vị thực hiện theo quy trình sau đây:

Bước 1: Soạn hồ sơ thành lập văn phòng đại diện và ký hoàn thiện

Theo Khoản 1 Điều 31 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP ngày 4 tháng 1 năm 2021 của Chính phủ về Đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

– Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;

– Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện;

– Bản sao giấy tờ pháp lý (CMND/ CCCD/ Hộ chiếu còn giá trị sử dụng) của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.

Đăng ký doanh nghiệp bao gồm đăng ký thành lập doanh nghiệp, đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh và các nghĩa vụ đăng ký, thông báo khác theo quy định của Nghị định này theo khoản 1 Điều 3 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP. Người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị thành lập văn phòng đại diện có thể trực tiếp nộp hồ sơ hoặc ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục theo Điều 12 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Trường hợp ủy quyền phải có thêm các giấy tờ chứng minh, cụ thể:

“ Người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy định sau đây:

  1. Trường hợp ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.
  2. Trường hợp ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ với tổ chức làm dịch vụ thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân người được giới thiệu.
  3. Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, nhân viên bưu chính phải nộp bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phát hành có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
  4. Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải là bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì việc ủy quyền thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều này.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh, thành phố nơi đặt văn phòng đại diện.

Bước 3: Nhận kết quả Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.

Thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện

Thứ nhất: Khắc dấu

Đây là một trong những thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện. Theo pháp luật doanh nghiệp hiện hành, doanh nghiệp không phải thông báo mẫu dấu của mình như thời gian trước đây. Và theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp thì:

– Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

– Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

– Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Thứ hai: Treo biển

Văn phòng đại diện tiến hành thực hiện việc treo biển hiệu tại văn phòng. Biển hiệu cần đáp ứng một số yêu cầu như:

– Biển hiệu của văn phòng đại diện phải đảm bảo được các quy định của pháp luật về địa điểm đặt biển, kích thước của biển

– Tên của biển hiệu văn phòng đại diện phải được viết bằng tiếng Việt, nếu có tên viết tắt hoặc tên nước ngoài thì phải viết nhỏ hơn tên Tiếng Việt.

Thứ ba: Mở tài khoản ngân hàng

Sau khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục mở tài khoản cho văn phòng của mình. Văn phòng đại diện được mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện. Việc mở tài khoản ngân hàng cho văn phòng đại diện và thực hiện thông báo cho cơ quan có thẩm quyền cần tuân thủ theo quy định của pháp luật.

Người đại diện mở tài khoản ngân hàng đem hồ sơ và con dấu của văn phòng đại diện đến ngân hàng và làm theo hướng dẫn của nhân viên ngân hàng.

Hồ sơ cần chuẩn bị tùy ngân hàng có thể có sự khác biệt về thành phần. Thông thường, hồ sơ gồm:

– Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

– Tờ khai đề nghị mở tài khoản theo mẫu ngân hàng văn phòng đại diện chọn mở.

– Bản sao giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện

– Bản sao có chứng thực chứng minh nhân dân, căn cước công dân của người đứng đầu văn phòng đại diện

– Bản sao có chứng thực chứng minh nhân dân, căn cước công dân của người giao dịch với ngân hàng (nếu có).

Mong rằng với những chia sẻ trên đây của chúng tôi, Quý vị đã hiểu hơn về thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện. Trường hợp cần hỗ trợ dịch vụ, thông tin khác về nội dung bài viết, Quý vị có thể liên hệ hotline 0981.378.999 của chúng tôi. Trân trọng!

->>>> Tham khảo thêm: Thay đổi người đại diện theo pháp luật

->>>> Tham khảo thêm: Thay đổi địa chỉ công ty

->>>> Tham khảo thêm: Thay đổi ngành nghề kinh doanh

Đánh giá bài viết:
5/5 - (15 bình chọn)